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CÓMO TRABAJAR MÁS RÁPIDO: DOCE ESTRATEGIAS PARA SER MÁS PRODUCTIVOS

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1. Un día de trabajo ideal

Para aprender cómo trabajar más rápido con buenos resultados, lo primero que se recomienda es crear un clima de trabajo ideal. Ya sea haciendo home office o en la oficina de manera presencial, el ambiente es fundamental en la concentración y productividad de las personas. Es cierto que los espacios cambiaron con la pandemia y todavía mucha gente no logró organizarse para crear el ambiente adecuado para trabajar desde casa. A muchas personas les pasa eso, entonces lo que hay que hacer es, independientemente de dónde estés cumpliendo con tus obligaciones, evitar las distracciones externas, lo cual se puede lograr con cambios pequeños.

2. Gestionar bien el tiempo

Todos postergamos actividades. Y la procrastinación no siempre es algo malo. El tiempo que pasas procrastinando (aplazar una obligación) puede ayudarte a estar más feliz y tomar mejores decisiones. Sin embargo, cuando se trata de aumentar la productividad y el trabajo de alto impacto, es necesario definir tiempos específicos para la procrastinación para evitar pasar todo el día laboral inmerso en las redes sociales y alcanzar el objetivo de cómo trabajar más rápido. Las técnicas de gestión del tiempo ayudan a pensar en los próximos trabajos para que puedas ubicarte en tiempo y espacio y aumentar la productividad. Incluso planificar con anticipación cómo abordarás las tareas puede ayudar a concentrarte y lograr trabajar más rápido. Existen diferentes técnicas de gestión del tiempo diseñadas para aumentar la productividad. Una de ellas es el principio de Pareto, también conocido como la regla del 80/20, que se fomenta a dedicar el 20% del tiempo a realizar el 80% de las tareas.

3. No tener trabajo rutinario

Trabajar más rápido también se logra reduciendo el trabajo rutinario, para lo cual existen diversas herramientas. Una forma de lograrlo es usando una herramienta de productividad con una fuente centralizada que use todo el equipo, reduciendo los obstáculos que impiden la producción de trabajos de alto impacto. El trabajo rutinario es el mayor responsable de los pormenores del trabajo. En la oficina, esto se manifiesta en tareas de poca importancia, trabajo duplicado por error o procesos largos para localizar información u obtener aprobaciones. Si no tenemos claridad sobre quién hace qué y cuándo, se dedica gran parte del tiempo a las tareas que no son productivas.

4. Usar los momentos más productividad

Trabajar más rápido también tiene que ver con la productividad personal, que puede variar según la hora del día. A algunos nos resulta muy satisfactorio trabajar por la mañana y de esta manera se hacen esas tareas más fácilmente. Otros prefieren ponerse a trabajar luego del almuerzo. Saber cuándo eres más productivo puede ayudar a programar y estructurar mejor tu día y lograr cómo trabajar más rápido. Una vez que hayas identificado tus horas de mayor productividad, hay que bloquear “tiempo para la concentración” en el calendario. De esta manera, en lugar de programar reuniones frecuentes y dispersas, tendrás un calendario optimizado para aprovechar las horas de mayor productividad y centrarte en el trabajo clave, logrando la fórmula de cómo trabajar más rápido.

5. No hacer muchas cosas a la vez

Las personas no son realmente buenas para realizar varias tareas a la vez. Cuando intentas hacer dos cosas a la vez, tu cerebro procesa la información para ambas tareas más lentamente. Como consecuencia, en vez de hacer una cosa bien, terminarás haciendo dos cosas de forma regular. Para evitar realizar varias actividades a la vez y aumentar la productividad, hay que centrarse en una tarea a la vez, asegurarse de tener tiempo suficiente para dedicarle al trabajo profundo, sumergirse en las tareas y alcanzar un estado de fluidez pleno. Cuando estás completamente inmerso en tu trabajo, entras en un estado de fluidez donde tendrás una experiencia de trabajo más motivadora, comprometida y agradable.

6. Poner en primer lugar el trabajo importante

Entender cómo tu trabajo diario se conecta con los objetivos de la empresa o las iniciativas del equipo es un componente crítico de la productividad efectiva. Tener claridad te ayudará a priorizar tu trabajo de manera más efectiva para abordar primero lo de mayor impacto. Además, los miembros del equipo que tienen en claro de qué forma su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa se encuentran doblemente motivados. Por el contrario, si no tienes una forma clara y sencilla de conectar tu trabajo diario con los objetivos de tu equipo y de la empresa, no tendrás una idea clara de qué tareas priorizar. Cómo trabajar más rápido tiene que ver con gestionar los objetivos e iniciativas del equipo en el mismo lugar en el que se coordina el trabajo diario.

7. Reducir las notificaciones

Para poder concentrarse en el trabajo y obtener los mejores resultados, se necesitan eliminar las distracciones. Las notificaciones son una de las principales causas de distracción, ya sean notificaciones productivas, como emails, o notificaciones que no están relacionadas con el trabajo, como los mensajes de texto o las notificaciones de las redes sociales. No hay que aislarse por completo para ser productivo. Solo se necesita buscar herramientas que ofrezcan funciones como “posponer” o “No molestar”. De ese modo, se puede dedicar al trabajo profundo sin preocuparse de que una notificación inoportuna te saque de tu estado de fluidez y del objetivo de cómo trabajar más rápido.

8. Integrar herramientas al negocios

¿Sabías que el empleado promedio utiliza entre 10 herramientas diferentes por día? Cuando el trabajo está disperso y es difícil localizarlo, se pierde tiempo valioso e improductivo en encontrar la información correcta entre las diferentes herramientas. Cuando el contexto que necesitas para hacer tu trabajo se encuentra en una herramienta determinada, pero el trabajo se realiza en una segunda herramienta y se comunica todo lo relacionado a ese trabajo en una tercera herramienta, el simple hecho de obtener la información que necesitas para hacer el trabajo se convierte en una gran pérdida de productividad.

9. Automatizar el trabajo manual

Hay muchas cosas que se hacen manualmente que demandan más tiempo que otras tareas importantes, como por ejemplo, supervisar el progreso del trabajo. Evitarlo, también contribuye a los pormenores de ciertas tareas y a lograr la forma de cómo trabajar más rápido. En estos casos, para reducir el trabajo manual, se debe probar una herramienta que pueda automatizar rápidamente el trabajo. De ese modo, no se tendrá que ocupar de asignar tareas a la persona adecuada o por tener que hacerlo todo uno mismo.

10. Estar dispuesto a decir ‘no’

Decir que no a una nueva propuesta de trabajo puede parecer un consejo para la productividad contradictorio. Después de todo, ¿no son las personas más productivas las que pueden hacerlo todo? No necesariamente. Las personas productivas saben cuáles son sus prioridades, lo que también significa que saben cuáles no lo son, y eso ayuda a trabajar más rápido. Al rechazar las tareas para las cuales no tienes tiempo, hará que tengas más tiempo para dedicarle a las tareas de alto impacto que se conectan con las iniciativas de tu empresa o los objetivos importantes y que se alinean con tu plan de proyecto.

11. Estar listo para el éxito

Conectarse a un espacio de trabajo desorganizado puede ser muy desgastante. Es una distracción constante que atenta contra el trabajo profundo y la productividad. Para evitar esas cosas, hay que intentar dejar todo listo el día anterior. Antes de terminar el día laboral, hay que tomarse cinco minutos para revisar la lista de tareas pendientes para el día siguiente. Saber qué trabajo tienes pendiente es la mejor manera de comenzar un día productivo.

12. Tener claridad en el equipo

En la actualidad, el trabajo está disperso y sin coordinación. Sin embargo, para aumentar la colaboración en equipo y, a la vez, lograr el equilibrio entre la vida laboral y la personal, se necesita una colaboración más eficaz. Una de las formas de lograrlo es con una herramienta de gestión del trabajo, una forma de coordinar los flujos de trabajo de una organización para proporcionar la claridad que los equipos necesitan y alcanzar los objetivos más rápido. Estas herramientas permiten coordinar a las personas y al trabajo para garantizar que todos tengan la información que necesitan para realizar el trabajo más importante de la manera más productiva posible.

 

FUENTE: DIARIO GESTIÓN

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