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Boletas de pago de remuneraciones: ¿Están listas las empresas para migrar al formato electrónico?

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Las empresas ya pueden reemplazar el formato físico de las boletas de pago del trabajador por uno electrónico con valor oficial. La incorporación de las tecnologías de la información y digitalización que ello supone ayudará a simplificar una serie de procesos en las empresas, ahorrando tiempo y recursos. ¿Cómo dar el salto hacia la “despapelización”?

Ha sido el Decreto Legislativo N° 1310, publicado el 30 de diciembre último, el que ha autorizado a las empresas el uso de una moderna herramienta de gestión simplificada, que se sustenta en las tecnologías de información y digitalización.

«Ahora los empleadores pueden reemplazar el tradicional formato físico de las boletas de pago por un documento electrónico que no requiere de la firma del trabajador en señal de recepción ni la autorización de éste para su implementación», comenta Mercedes Rojas, Asociada de Arbe Abogados.

Con el procedimiento tradicional, el empleador está obligado, dentro de los tres días siguientes al pago de la planilla, a entregar y hacer firmar al trabajador su boleta de pago de remuneración. Si el empleador no cumple con el plazo, es pasible de ser multado.

Por esa razón, para evitar la sanción y cumplir con la ley, las empresas destinan importantes recursos a sus áreas de gestión de personas.

«Pero, con las nuevas medidas aprobadas, ahora solo basta el envío de una sola vez de la boleta al correo de los trabajadores para que el tema sea superado. Claro está, se deben utilizar medios electrónicos que garanticen el flujo normal de envíos; es decir,  un software de firma electrónica acreditado por Indecopi», indica Andrés Romero, Gerente Comercial de Soluciones Aplicadas en Tecnología Avanzada (SAETA).

Esta es una alternativa que, sin duda, ayudará a simplificar una serie de procesos en las empresas, ahorrando tiempo y recursos. Pero sus beneficios van más allá.

Atributos
Son varias las bondades que trae consigo la adopción de las boletas electrónicas de pago de remuneraciones. Lo más evidente es el ahorro de papel, pues las boletas ya no son entregados en formato físico sino en formato digital y en PDF, al correo de los trabajadores.

Desde luego, se prescinde del proceso de impresión, con lo que se libera al personal encargado de esta labor.

«Se reducen drásticamente los costos relacionados al proceso, se simplifican controles de firma y distribución, se evita el archivo de las boletas durante el plazo legal y se implementan políticas de cuidado del medio ambiente», detalla Esteban Zecler, CEO & Co-Founder de Zetech.

Acaso lo más trascendente es que se consigue agilizar drásticamente la firma del representante legal. «Como las boletas son electrónicas, el representarte legal podrá firmar en bloque (con su certificado digital) todas las boletas. Imagínense el ahorro de tiempo para las empresas que cuentan con más de 2,500 o 3,000 trabajadores», refiere Andrés Romero.

Además, sin ser necesaria la firma del trabajador en señal de recepción, se deja constancia del pago de la remuneración. Por lo tanto, a decir de Mercedes Rojas, se logra mayor celeridad en la entrega de las boletas de pago a la totalidad de los trabajadores de la empresa y se reduce el riesgo de incurrir en infracciones laborales que acarreen multas por no entregar oportunamente las boletas de pago.

«A su vez, las empresas pueden acceder de manera sencilla e instantánea a la información consignada en dichas boletas electrónicas», añade Rojas.

Reducción de costos
No menos importante es la reducción de costos de envío de las boletas físicas, sobretodo en empresas geográficamente dispersas, como las mineras, pesqueras o petroleras. «Con este sistema, y con un solo click, las boletas se entregan a todos los colaboradores donde sea que se encuentren. Ellos pueden ver sus boletas en tiempo real», manifiesta Andrés Romero.

 

Si bien todas las empresas pueden beneficiarse de los ahorros de costos y procesos, son  aquellas que poseen un gran número de trabajadores y que tienen centros de trabajo dispersos geográficamente las que obtienen una mayor ventaja.

«De esta manera, esta facilidad tecnológica permitirá que las constructoras, empresas mineras, centros comerciales, entre otros, sean más expeditivos en el cumplimiento de sus obligaciones laborales», destaca Mercedes Rojas.

En suma, señala Esteban Zecler, al automatizar la gestión de las boletas de pago y otros procesos del área de Recursos Humanos, ésta área puede enfocarse en actividades más estratégicas y valiosas para la organización.

Beneficios para el trabajador
En muchas empresas el proceso de entrega de las boletas físicas suele ser bastante lento, más aún si el número de colaboradores es elevado o si existe una gran dispersión geografía de los centros laborales.

Esas dificultades desaparecen con el sistema electrónico. En este caso, los colaboradores reciben la boleta en su email y en tiempo real, pudiendo descargarla todas las veces que requieran (pues es un documento que tiene valor legal, está firmada digitalmente).

«De modo que los trabajadores no van a tener que acercarse a la oficina de Recursos Humanos u otra similar para recabar la boleta de pago y cumplir con el procedimiento de entrega del documento», anota Mercedes Rojas.

Si bien la persona no tiene que firmar la boleta de pago en señal de recepción, ello no implica la renuncia del trabajador al cobro de algún monto que considera que le corresponde y que no figura en su boleta.

Como es probable, por otro lado, que el colaborador reciba la boleta inclusive antes del abono de su remuneración, cuenta con tiempo para planificar su gasto.

«Adicionalmente, los trabajadores pueden gestionar créditos bancarios, hipotecarios y de consumo, enviando su boleta electrónica con toda la valides legal que le otorga la Ley 29762, Ley de firmas y certificados digitales», precisa Andrés Romero.

El marco legal
Sin bien existe una serie de virtudes tanto para las empresas como para los colaboradores, la normatividad tiene ciertas precisiones que es importante observar para su correcto cumplimiento.

«En principio, lo que hace el marco legal es responder al crecimiento y desarrollo de las empresas en el mercado peruano y al incremento en el uso de tecnologías de información, digitalización y comunicación», indica Mercedes Rojas.

 

De otro lado, hay que precisar que la normatividad restringe su ámbito de aplicación solamente a las empresas que efectúan el pago a través de alguna de las entidades del sistema financiero (bancos, cajas de ahorro y crédito, etcétera). No obstante, como refiere Mercedes Rojas, la mayoría de empleadores formales abona las remuneraciones de su personal a través de dichas entidades.

Al margen del marco legal, las condiciones que tienen que cumplir las empresas para acogerse a este sistema son simples. En principio, tienen que contar con un sistema que asegure el flujo de información hacia los trabajadores.

«En líneas generales, el proceso es sencillo. Las empresas solo tienen que implementar un sistema de emisión electrónica acreditada, y firmas digitales. Eso es todo. Además, hay que tener en cuenta que el costo del software no es oneroso y que existen varias modalidades de contratación», considera Andrés Romero.

Hay que advertir que existen empresas que han creado repositorios en nube y dejan ahí las boletas de los trabajadores para que, con un usuario y clave, el colaborador baje sus boletas. Sin embargo, el D.L. 1310 indica con claridad que es el empleador quién debe de entregar la boleta.

«Los inspectores solicitarán las evidencias de entrega de las boletas. Es decir las empresas deberán de contar con un panel de trazabilidad para demostrar los envíos correspondientes», anota Andrés Romero.

Por otro lado, las herramientas tecnológicas deben garantizar a los trabajadores un razonable acceso a la misma.

Cuando se implementan estos sistemas, se recomienda a las empresas que expliquen a sus colaboradores, a través de charlas de capacitación, las ventajas y cómo es que funcionan.

Ciertamente, pueden surgir algunos inconvenientes si la compañía no cuenta con la tecnología y los elementos necesarios para la emisión de boletas electrónicas. «Por ejemplo, si no posee bases de datos e intranet desactualizados, personal capacitado en el uso de soportes informáticos, o si sus centros de trabajo no cuentan con cobertura de acceso a Internet, entre otros», considera Mercedes Rojas.

Fácil implementación
En realidad, la implementación del sistema de boletas de remuneración electrónica puede resultar muy sencillo. Para empezar, señala Andrés Romero, existen varias modalidades de contratación de este servicio: On Demand y On Premise. En el primer caso, los servicios se contratan en nube y, a decir de Romero, son muy seguros y no requieren de una arquitectura; solo se hace un alta de registro y se otorga un paquete anual de emisiones.

 «También se pueden emitir con este sistema una serie de documentos de recursos humanos tales como los certificados de CTS, certificados de retenciones de quinta categoría, certificados de vacaciones, de pago de utilidades entre otros», añade Romero.

Si es On Premise, el servicio se brinda a través de la adquisición de licencias anuales o perpetuas, que se instalan en  los sistemas de las empresas. Andrés Romero asegura que, en cualquier caso, los sistemas se implementan a lo más en 30 días y desde ese momento están aptos para emitir boletas electrónicas de remuneraciones.

Hay que decir que, desde hace varios años, existen soluciones de software que firman, colocan sello de tiempo, encriptan y envían los correos a los trabajadores, todo en un mismo momento y con un solo click.

De las soluciones que existen en el mercado, Andrés Romero recomienda aquellas que posean plataformas de firma acreditadas para que cuenten con todo el valor legal.

«La tecnología de firma electrónica permite otorgar mayor seguridad al sistema a la hora de demostrar la entrega efectiva de la boleta a cada trabajador», complementa Esteban Zecler.

Seguridad y confidencialidad
Además, el CEO de Zetech señala que existen plataformas que ponen énfasis en los aspectos relacionados a la seguridad y confidencialidad del proceso, garantizando que todos los trabajadores reciban sus boletas de pago al mismo tiempo, sin importar en qué lugar se encuentren.

«A través de los servicios que ofrecen las empresas proveedoras, los empleadores también podrán tercerizar la implementación para el uso de las boletas digitales y reemplazar el típico proceso de entrega de boletas de pago por un envío masivo de dichos documentos», considera Mercedes Rojas.

Ahora, las empresas que cuentan con herramientas tecnológicas de información y comunicación desarrolladas, tales como el uso del correo electrónico, intranet, bases de datos electrónicas, softwares, etcétera, son las que más fácilmente pondrán implementar el uso de las boletas electrónicas.

De hecho, como indica Mercedes Rojas, en la actualidad, muchas empresas ya vienen apelando al uso de estas tecnologías en sus actividades empresariales; por lo tanto, implementar el uso de las boletas electrónicas de pago no supondrá para ellas mayor dificultad y, más bien, les ayudará a cumplir con sus obligaciones legales de una manera cabal y oportuna.

Una vez adoptado los sistemas de boletas electrónicas de pago y, en general, si se recurren a las tecnologías de información y comunicación en los documentos laborales, surgen algunas consideraciones que tiene que tener en cuenta las organizaciones.

«Las empresas tienen que garantizar un adecuado uso y gestión de la información contenida en sus bases de datos y otros soportes. Entonces, requerirán contar con personal adecuadamente capacitado para gestionar dicha información y garantizar el adecuado envío y administración de la información», señala Mercedes Rojas.

 

Gran expectativa
En general, todavía las empresas están mirando con gran expectativa la posibilidad de utilizar las boletas de remuneraciones electrónicas pero, sin duda, se percibe que el interés es amplio.

«Si bien el anuncio del Decreto Legislativo es muy reciente, se nota gran interés de las empresas por despapelizar sus procesos», subraya Esteban Zecler.

De hecho, muchas organizaciones vienen ya utilizando las boletas electrónicas de pago. Asimismo, en el mercado existen empresas que exclusivamente se dedican a brindar este tipo de servicios especializados.

En algunos casos existe cierto escepticismo respecto de este tema, por lo general debido al desconocimiento de la ley y de las soluciones que existen en el mercado. Si se tiene en cuenta los importantes beneficios que ofrece, sin duda, es cuestión de tiempo para que las empresas se vuelquen hacia esta alternativa.

«Todavía hay que romper paradigmas y explicar con detenimiento acerca de cómo funcionan las boletas de remuneraciones electrónicas. Creo que con el tiempo, las empresas adoptarán estos sistemas porque las beneficia directamente», anticipa Andrés Romero.

Hay que tener en cuenta que la revolución tecnológica en marcha está cambiando la forma en que operan los negocios y transformando a los negocios mismos. En este contexto, se prevé que el uso de las tecnologías de información y digitalización continuarán avanzando en todos los ámbitos, incluido la gestión de personas, en el que la boleta electrónica de pago de remuneraciones es un elemento más de ese progreso.

«Hay que abrir nuestras mentes a la tecnología, pues esto recién comienza», finaliza Andrés Romero.

 

Fuente: http://www.infocapitalhumano.pe/recursos-humanos/informes/boletas-de-pago-de-remuneraciones-estan-listas-las-empresas-para-migrar-al-formato-electronico

 

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